プライバシーポリシー

• 名称：Aichi Rovers Conference（愛知連盟ローバース会議）
• 連絡先：info@aichirovers.com（以下「お問い合わせ窓口」）

本ポリシーは、本サービスにおいて当会が取得・利用する個人情報およびそれに準ずる情報の取扱いに適用されます。

• 氏名
• メールアドレス（任意だが登録がある場合は固有に管理）
• 所属団
• 所属地区
• RS年齢（ローバースカウト年齢）
• 出欠・受付情報（QRコード・受付時刻・参加回等）
• 連絡配信履歴（送信先、送信日時、配信結果、エラーログ等）
• 認証・本人確認用トークン（メールログイン用URLや一時トークン）
• サイト利用時の技術情報（IPアドレス、ブラウザ情報、Cookie等）

• 参加登録フォーム・一括登録（CSV/テキスト）入力により取得
• 出席受付（QRコードの提示・読み取り）により取得
• 連絡配信（メール）の運用上、配信結果・エラー情報を取得
• サイト利用時にセッション維持のためCookieを取得

1. 行事・定例会等の参加者管理、受付・出欠管理
2. 受付用QRコードや参加に関する連絡（メール配布・確認連絡等）の送付
3. 本人確認・不正防止（メールトークン・セッション管理等）
4. 連絡網の整備、緊急時の連絡、運営上の通知
5. 本サービスの運用・保守、品質向上、障害対応、セキュリティ対策
6. 統計・集計（個人を特定できない形での利用実績の把握）
7. 法令の遵守、または法令に基づく対応

目的が変更された場合は、変更後の目的が合理的に関連性を有すると認められる範囲で行い、変更内容を本ポリシーの改定等により公表します。

当会は、次の場合を除き、個人情報を第三者へ提供しません。

• 本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意取得が困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人の同意取得が困難な場合
• 国の機関等の法令に定める事務への協力が必要な場合

当会は、メール送信、データベース、ホスティング、アクセス解析、運用保守等を、個人情報の取扱いに関する契約を締結した委託先（クラウド事業者等）に委託することがあります。この際、日本国内外のサーバーで情報が処理・保管されることがあります。

現時点で共同利用（特定団体と共同でのデータベース利用）は行っていません。共同利用を開始する場合は、目的、範囲、管理責任者等を明示のうえ、事前に告知します。

• 本サービスは、ログイン・セッション維持のためCookie（セッションクッキー等）を使用します。
• 必要不可欠なCookieはオプトアウトできません。広告目的のCookieは使用しません。
• ブラウザ設定によりCookieの受け入れを制限することは可能ですが、機能が一部利用できなくなる場合があります。

個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、または法令上の保存義務がある期間保管し、不要となった情報は、合理的な期間内に安全な方法で消去・匿名化します。例：参加者アカウントの削除・退会、または最終利用から一定期間（例：2年間）経過後に削除等。

• 組織的：アクセス権限管理、取扱規程整備、ログ監査
• 人的：関係者への取扱ルール周知・遵守徹底
• 物理的：端末・媒体の適切な保管、持出制限
• 技術的：通信の暗号化、パスワード・トークン管理、脆弱性対策、WAF等
• 委託先管理：機密保持契約、委託先の選定基準・監督

クラウド事業者等の利用に伴い、日本国外でデータが保管・処理される場合があります。その際は、個人情報保護法その他関連法令に従い、適切な保護措置を講じます。

未成年の方の情報は、保護者の同意に基づいて提供されることを前提とし、必要に応じて同意確認手続きを行います（行事参加申込等の実運用に合わせて運用ルールを整備する必要あり）。

本人（または正当な代理人）は、当会が保有する自己の個人情報について、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供停止等を求めることができます。

• 手続方法：お問い合わせ窓口にメールでご連絡ください。本人確認のための情報提示をお願いする場合があります。
• 手数料：無料
• 法令に基づき、請求の全部または一部に応じられないことがあります。

メールアドレスは任意項目です。ただし、メールでのQR配布・緊急連絡等の機能は、メールアドレスの登録がない場合に利用できません。必須項目（氏名・所属団・所属地区・RS年齢）が未記入の場合、本サービスの一部機能は提供できません。

本ポリシーは本サービス上（サイトフッター等）で公開し、重要な変更がある場合は当会が適切な方法で告知します。改定後も本サービスの利用を継続した場合、改定内容に同意いただいたものとみなします。

• お問い合わせ窓口：info@aichirovers.com
• 受付時間：平日10:00–18:00（祝日・年末年始を除く）※運用に合わせて変更可

• メール配信：登録されたメールアドレスは、QRコード表示用URL・行事案内・確認のための連絡に利用します。第三者への販売は行いません。配信停止の希望はいつでも受け付けます。
• QR受付：当日受付でQRコードまたは同等のURLを提示いただき、参加者IDと受付時刻を記録します。不正防止のため受付ログを一定期間保持します。
• 公開範囲：氏名・メールアドレスをWeb上で一般公開することはありません（内部管理目的に限定）。集合写真等を広報に使用する可能性がある場合、別途ご案内・同意取得を行います。